Sådan holder du det gode møde

mødet

Ingen agenda, ingen er forberedte og folk kommer minimum 10 min for sent!

Jeg er gået fra at være ansat hos en virksomhed med en meget effektiv og målrettet mødekultur, til en virksomhed med absolut modsatte fortegn. Alle holder møder med alle om alting. Selvom man bare er nice to have på et møde, så bliver man alligevel inviteret med, og det oveni købet til møder af 2 timers varighed! Der er sjældent sat en ramme eller blot lavet en dagorden, og mødeindkaldelserne har oftest en ret intetsigende titel.

Den kultur skal jeg arbejde for at ændre.

For det er ikke optimalt at have 4-5 møder om dagen som intet formål har. Jeg er ved at lave en model for “Det gode møde”, som skal introduceres senere, men i får lige highlights her. Og det er ikke atomfysik på nogen måde, det er blot et spørgsmål om kultur og almindelig pli.

Forberedelsen er vigtig:

  1. Mødeindkaldelser

    Før du sender indkaldelsen ud, så overvej hvilke personer som skal med til mødet. Hvis det ikke er strengt nødvendigt at en person deltager, men du alligevel gerne vil have input fra vedkommende, så spørg i forvejen, eller send en mail og bed om kommentarer. Vedkommende vil helt sikkert siger til, hvis mødet er relevant at deltage i, og hvis ikke, vil vedkommende være ellevild for at slippe ud af mødet!

  2. Hvad indeholder en god mødeindkaldelse?

    Du skal sætte rammen for mødet. Hvad er emnet, hvorfor skal vi mødes, hvad vil vi gerne bruge mødet til? Overvej din dagsorden grundigt, sæt evt. tid af til de forskellige punkter, så du er sikker på at nå hele vejen rundt. Husk at vedhæfte alt det nødvendige materiale. Selvom folk har modtaget materialet før, så vedhæft det igen. Det er meget mere overskueligt at have alt relevant info samlet. Og specificer endelig hvordan du forventer at materiale bliver læst. Hvis det er en kommenterings opgave, så skal folk have læst det grundigt inden, i modsætning til hvis det er et oplæg til videre diskussion, hvor det kan være nok at skimme materialet.

  3. Er der behov for et formøde?

    Hvis du skal holde et møde med eksterne parter, så kan det være en god ide at holde et formøde, så du og dine kolleger alle er alignet. Her kan du ridse op, hvad rammerne er, og hvad du gerne vil have ud af mødet. Det behøver ikke tage lang tid, men det kan være godt både at sparre og få sat mødet i kontekst.

  4. Mødet

    Udnævn dig selv til mødeleder i starten af mødet, og gør dit bedste for at facilitere og holde diskussionen på sporet. Følg dagsordenen.. Det lyder simpelt, men mennesker har en tendens til at køre ud af en tangent, så det er din opgave som mødeleder at få det på ret kurs igen. Opsummer gerne konklusionerne undervejs. Og forsøg at holde tiden så godt som muligt. Tid er kostbart, og kan du slutte mødet bare 10 min før tid, så bliver du alles bedste ven.

  5. Efter mødet

    Send konklusioner og action points rundt til alle mødedeltagere. Husk at sige tak for et godt møde, og skriv til dine forventinger til hvordan der bliver fulgt op på de forskellige konklusioner efter mødet. På den måde er der ingen der er i tvivl om hvad der skal ske. Plus at du kan få feedback, hvis der var nogen som havde en anden mening. Skulle der være nogen som var forhindrede i at deltage på mødet, så er en mail bagefter også en god anledning til at få dem up to date med hvad der skete på mødet.

 

Hvis du kunne tænke dig mere inspiration til møde facilitering, og forberedelse af det gode møde, så læs med her. Der bliver blandt andet anbefalet kage, og behagelige stole, hvilket jeg kun kan tilslutte mig 😉

 

Del gerne!
Print this pageShare on Google+0Email this to someoneShare on Facebook2Share on LinkedIn0Tweet about this on TwitterPin on Pinterest0

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *