Sådan slipper du for endnu et møde

møde

Endnu et møde, hele dagen er væg til væg belagt med møder..

 

Efter mit jobskifte, sidder jeg i møder nærmest konstant. Det kan være svært at planlægge hjemmearbejdsdage, for kalenderen bliver lynhurtigt booket med møder. Jeg har været nødt til at langtidsplanlægge og blokke tid på potentielle hjemmearbejdsdage, for at det kan lykkes. Ikke at jeg har mange af dem, men engang om måneden er det rart at kunne fordybe sig derhjemme om noget læsning. Det er vanskeligt i storrum.

Jeg har ikke noget imod effektive møder, men møder er indkaldt uden omtanke, gør mig decideret arrig. Det er dyrt, og tidskrævende for virksomheden at flere medarbejdere trækkes ud af deres kerneopgaver for at gå til et uplanlagt møde, som sandsynligvis skal følges op af flere uplanlagte møder.

Jeg afviser møder uden dagsorden, hvis det ikke på forhånd er aftalt. Og så har jeg indført at de møder jeg selv er primus motor på, er så planlagte som muligt. Og hvis mødet kun drejer sig om at klappe 2 ting af, og ikke kræver diskussion, så aflyser jeg, og sender en “mødemail”.

En mødemail skal indeholde grunden til aflysningen. Den skal indeholde actionspoint, og hvem der skal udføre dem. Og lidt generel info, hvis nødvendigt.

Denne kunne se sådan her ud:

———

Kære alle

Dagens møde om Big data er aflyst, da vi allerede er godt kørende, og ikke har behov for et fysisk møde. Jeg har indsat de vigtigste actionpunkter herunder, og så mødes vi ellers i næste uge som sædvanligt. 

Actionpunkter før næste møde: 

  • Agenda til næste firmamøde skal udsendes – ansvarlig Maria
  • Mapping rapporter skal cirkuleres til hele taskforcen – ansvarlig Søren

Status for denne uge

  • Præsentationer til December mødet er uploadet til Sharepoint
  • Workplan er opdateret
  • Indlægsholdere er booket

Vi ses i næste uge

Randi

—–

Det virker ret basic, når der står ovenover sort på hvidt. Men jeg ser gang på gang møder, som kunne være reduceret til noget lignende.

Tippet er hermed givet videre, og jeg håber du kan bruge det.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *