møder
Inspiration, Life Hacks

Få mest ud af dine møder – 9 gode råd

Posted on

Møder er gode, men kun hvis de er effektive!

Møder er en vigtig del af de flestes arbejdsdag, men nogle gange tager det overhånd. Når jeg møder ind til en dag med nærmest væg til væg møder fra 9.00-16.00, så bliver jeg lidt træt. For der er sandsynligvis 75% af dem som enten ikke er ordentlig forbedredte, ikke har nogen agenda, eller ikke har nogen ordstyrer. Og så er det nær ved umuligt at få et konstruktivt møde ud af det.

Men hvis du holder dig til et par gode rettesnore, så kan du hurtigt komme ind i en god arbejdsrytme, hvor møder bliver et reelt supplement, og ikke en forstyrrende del af arbejdsdagen.

1. Interne møder

På min arbejdsplads i det offentlige holder vi møder hele tiden. Møder om at holde møder. Der er en tendens til at der bliver gjort mere ud af møderne, efter der er blevet indført LEAN. Men der er fortsat langt mellem snapsene. Så overvej altid om det er nødvendigt at holde mødet, eller om der kan sendes en email eller den kan tages over telefonen. Og lige så vigtigt, overvej hvilke af dine kolleger der er nødvendige for mødet inden du sender mødeindkaldelsen ud.

 

2. Forberedelse inden mødet

Velforberedte deltagere får mødet til at forløbe lettere. Skal din kollega fremlægge et punkt på dagsordenen, så giv vedkommende besked i god tid, så han eller hun kan nå at forberede sig. Dagsordenen og de tilknyttede bilag bør derfor sendes ud i god tid – eksempelvis senest to dage før mødet – så alle deltagere har mulighed for at forberede sig.

 

3. Lav en klar dagsorden

En god dagsorden er alfa og omega! Den hjælper alle deltagerne til at få en større forståelse for, hvad der skal gøres, besluttes og hvad mødet egentlig handler om. Husk at sende dagsordenen ud i god tid, særlig hvis du forventer at folk skal forberede sig inden.

 

4. Hold mødedisciplinen

Kom til tiden eller meld afbud i god tid. Hvis alle kommer 5 min for sent, og lige skal igennem de samme høflighedfraser, så går tiden alt for hurtigt, og i kommer ikke ind til kernen. Hvis du er mødeleder, så vær der 5 min før, og tag en god placering i rummet, hvor du kan se alle deltagere.

 

5. Gem telefonen væk 

Lad din telefon få en pause under mødet. Jeg har selv ofte pc med til møderne, så jeg kan finde materiale frem, hvis det bliver nødvendigt. Men jeg kan klart bedst lide de mere analoge møder, hvor jeg ikke bliver fristet af mailboxen undervejs. Hvis du er inviteret til et møde, hvor du bruger 85 % af tiden på at tjekke mails, så husk at overvej om du burde være mere engageret, eller om du var “fejlcastet” til mødet. Hvis du mener at du ikke burde være en del af mødet, så husk at give feedback. Ellers bliver du også inviteret til det næste og det næste og.. Og iøvrigt, hvis du venter vigtigt opkald, så gør opmærksom på det, inden mødets start.

6. God mødeledelse

En god mødeleder er en person, der er tydelig og helst god til at kommunikere. Om ikke andet, så skal vedkommende hvertfald have en klar ide om hvor mødet skal ende henne, og forsøge at gelejde deltagerne derhen. Og meget gerne være god til at skære igennem, og styre tiden. Møder der går over tid, blot pga. sjusket tidsstyring er simpelthen de værste.

 

7. Sørg for at opsummere til sidst

Sørg for at runde mødet af med at opsummere de beslutninger, der er truffet, og præcisere hvem, der er ansvarlige for efterfølgende arbejdsopgaver. Det hænger meget sammen med den gode mødeledelse. Hvis du er mødeleder og har skabt en god dagsorden, og styret deltagerne igennem dagsordenen uden for meget slinger i valsen, så er det lige til. Hvis ikke, kan det være en vanskelig opgave at opsummere. OG især hvis mødet er indkaldt uden noget egentlig formål. Hvis dagsordenen er lang, kan det være en god idé at gøre det efter hvert punkt.

 

8. Opfølgning på mødet

Referat og en eventuel to do liste bør sendes ud til deltagerne efter mødet. Gerne så hurtigt som muligt, så alle har mødet i frisk erindring Så sikrer I, at alle ved, hvad de skal – og hvad andre tager sig af.

 

9. På det personlige plan – vær engageret 

Du er (forhåbentlig, ellers tjek punkt 5 på denne liste) inviteret til mødet, fordi du er nødvendig for mødets indhold, så giv din mening til kende og bidrag aktivt. Ellers risikerer du at spilde både andres og din egen tid. Din egen tid er klart det værste at spilde, for du kunne gøre mere gavn andetsteds.

 

Jeg håber du kan blive inspireret til bedre møder, og bruge de 9 ovenstående tips.

Skriv et svar

Din e-mailadresse vil ikke blive publiceret. Krævede felter er markeret med *